Jak zmniejszyłem moje cotygodniowe godziny pracy od 40-plus do mniej niż 8

Czy dyrektor generalny może pracować 8 godzin tygodniowo? Tak, a oto jak to zrobiłem ...

Siedzisz przy biurku, gotów zniszczyć dzień roboczy. Napijesz się dzbanka kawy, wybijesz kalendarz i zanurkujesz w swoje najważniejsze zadanie. A potem to się dzieje. Telefon dzwoni albo współpracownik zatrzymuje się, by powiedzieć "hej". Może twój szef przekręca się, by zapytać o te raporty TPS.

Niezależnie od rodzaju przerwy, którą napotykasz, jest to denerwujące. A jeśli pracujesz w biurze, wiesz dokładnie, o czym mówię. Jeśli siedzisz za tym biurkiem i "masz czas", wszyscy myślą, że angażowanie Cię jest w porządku.

Niestety, te przypadkowe zobowiązania mogą całkowicie zabić twoją produktywność. Nie tylko mogą zrzucić cię z zadania, ale mogą pochłonąć twoją energię mentalną na cały dzień. Chociaż nie zauważyłem, ile czasu tracę, zanim miałem dzieci, zauważam to znacznie więcej teraz, gdy mam cztery. I tak, bycie rodzicem poważnie ograniczyło moją zdolność znoszenia małych rozmów i bezmyślnego bełkotu. Rodzice, wiesz o czym mówię.

Dwadzieścia minut w korytarzu, mówiąc o wczorajszej grze. Współpracownik lamentujący nad rzeczami w miejscu pracy. Przyjemny obiad zaprasza, który zamienia się w dwugodzinny romans wbrew twojej woli. Jest to rodzaj rzeczy, które mogą zmarnować twoją produktywność i zmniejszyć twój potencjał.

Tworzenie przestrzeni i kucie nowej ścieżki

Po kilku latach wytrwałości w tych zmarnowanych chwilach i okazjach przekonałem się, że trzeba coś zmienić. Chciałem wydostać się z biura więcej, ale żeby wykonać prawie tę samą pracę. Co ważniejsze, chciałem przestać tracić tyle czasu, kiedy mogłem być w domu z moją rodziną lub cieszyć się życiem.

Na początku myślałem, że opuszczenie biura częściej byłoby niemożliwym wyczynem. Chodzi mi o to, jak można częściej wychodzić, ale wciąż osiągać ten sam poziom pracy?

Jasne, byłem dyrektorem naczelnym mojej własnej firmy zarządzającej majątkiem, ale to nie znaczy, że mogłem przyjść i odejść, jak mi się podobało. Gdybym nie był w biurze, co by pomyśleli klienci? Czy moja drużyna była nawet zdolna do prowadzenia wszystkiego podczas mojej nieobecności? Co jeśli coś poszło nie tak?

Zajęło mi trochę czasu uświadomienie sobie, że byłem pochłonięty ograniczającymi przekonaniami. Na szczęście kilku niesamowitych przedsiębiorców i liderów myśli pozwoliło mi zrozumieć błąd moich działań.

Najpierw przeczytałem książkę Tim Ferris The 4-Hour Workweek i zdałem sobie sprawę z tego, co było możliwe. Korzystając ze strategii zawartych w jego książce, mogłem znacząco zmniejszyć mój czas w biurze, prawda?

Po drugie, dołączyłem do programu coachingowego o nazwie Coach strategiczny. Podczas tego programu przedstawili mi koncepcję "tworzenia przestrzeni".

Jedno ćwiczenie, które musieliśmy wykonać, polegało na oszacowaniu liczby dni wolnych, które spędziliśmy w zeszłym roku. Czemu? Ponieważ powiedzieli, że musimy nauczyć się "tworzyć przestrzeń" w naszym życiu. I aby stworzyć tę przestrzeń, musieliśmy dać sobie przerwę i trochę wolnego.

Z czasem umysłowe ćwiczenie "tworzenia przestrzeni" pozwoliło mi zrozumieć, co było ważne w moim życiu, a następnie zlecić resztę.

Po trzecie, zacząłem słuchać geniuszy produktywności, takich jak Michael Hyatt. Wysoko wydajni przedsiębiorcy nie rodzą się w ten sposób, mówi Hyatt. Uczą się, jak stać się ultra-produktywnymi, opanowując otoczenie.

Według Hyatt, ciągłe przerwy i rozproszenia są najważniejszą przeszkodą dla przedsiębiorców, którzy sprawdzają swoje listy zadań i pracują nad ich celami.

To wstyd, zauważa Hyatt. "Przedsiębiorcy i menedżerowie tacy jak my mają zbyt dużą wartość, aby wnieść wkład w nasze firmy i ludzi, którzy są najważniejsi w naszym życiu, aby rozpraszać uwagę" - mówi na swojej stronie internetowej.

Słuchanie takich ekspertów nauczyło mnie "tworzyć przestrzeń" i odsuwać się od mojej sytuacji do pewnego stopnia. Stamtąd wyruszyłem w drogę, aby ograniczyć rozproszenie i zbudować lepszy dzień pracy.

Z biegiem czasu, przyniosłem czas urzędowania z 40 godzin / tydzień do 8 godzin, bez wpływu na wydajność, a nawet większe zarobki w czasie.

Jak to zrobiłem? Oto szczegóły:

# 1: Zatrudniłem strategicznie.

Chociaż miałem już dyrektora ds. Relacji z klientami, dodałem także doradcę ds. Relacji z klientami. Zadaniem tego profesjonalisty było "być mną", kiedy mnie tam nie było - udzielanie specjalistycznych porad naszym klientom i świadczenie usług, na jakie zasługują.

Właśnie tam czuję, że wielu właścicieli małych firm kończy się niepowodzeniem. Przerażeni, że nikt nie może stanąć na nogi, odmawiają zlecenia na zewnątrz najważniejszego dzieła. Ale jeśli chcesz zmniejszyć godziny, ten krok jest kluczowy.

Ustalenie wszystkiego zajęło trochę czasu. Przez miesiąc musiałem pracować 60 godzin tygodniowo, żeby nauczyć go wszystkiego, co powinien wiedzieć. Ale kiedy ciężka praca została wykonana, miałem zaufanego i wypolerowanego odpowiednika, aby się oprzeć.

# 2: Zaczęliśmy dokumentować nasze procesy.

W końcu nauczyłem się, że mogę ułatwić sobie życie, usprawniając procesy, które robiłem w kółko. Narzędzie, na które natknąłem się, Sweet Process, pomaga tworzyć procesy dla wszystkiego w twojej firmie.

Za pomocą tego narzędzia rozpoczęliśmy tworzenie procesów dla zadań na wyższym poziomie, takich jak otwieranie nowych kont. Stamtąd stworzyliśmy procesy dokonywania depozytów bankowych i przetwarzania wpłat od klientów. Kiedy wszystkie zadania na wyższym poziomie zostały odłożone, stworzyliśmy nawet systemy do przejęcia małych zadań w naszym dniu roboczym.

Tworzenie wszystkich procesów wymaga pewnej wstępnej pracy, ale gdy proces zostanie zakończony i osoba zostanie przeszkolona, ​​nigdy więcej nie będziesz musiał tego robić. Co więcej, jeśli kiedykolwiek będziesz musiał zatrudnić kogoś nowego lub wymienić tę osobę, twoje udokumentowane procesy mogą służyć jako podręcznik szkoleniowy.

# 3: "Stworzyłem przestrzeń" i zaplanowałem czas.

Kiedy zatrudniłem więcej ludzi i tworzyłem procesy, musiałem zaplanować czas, aby sprawdzić, czy moja nowa strategia może zadziałać. Tak, dokładnie to zrobiłem - chociaż musiałem się zmusić. Na początku spędzałam czas spędzając czas w kawiarni lub pracując w domu. W ten sposób mogłem sprawdzić umiejętności mojego pracownika bez całkowitego zejścia.

Kiedy poczułem się bardziej komfortowo, zacząłem brać we wtorki. Potem zacząłem dodawać kolejne "dni wolne" do mojego kalendarza każdego tygodnia. W końcu co tydzień pracowałem w biurze tylko 8 godzin, ale wszystko wciąż działało bez zarzutu. I tak, było wspaniale!

# 4: Poprawiliśmy komunikację.

Przed zmniejszeniem godzin głównymi źródłami komunikacji w naszym biurze były e-maile, SMS-y i czat w Google. To działało przez jakiś czas, ale ostatecznie zdaliśmy sobie sprawę, że w ten sposób tracimy rozmowy i szczegóły.

Potem natknęliśmy się na program o nazwie Slack. Slack pozwolił nam tworzyć kanały, które były specyficzne dla pewnych potrzeb naszej firmy doradztwa finansowego, a następnie tworzył ciągłe rozmowy, które mogliśmy przeszukiwać pod kątem przeszłych szczegółów. Tam, gdzie raz straciliśmy ważne informacje i rozmowy, Slack zachował całą naszą korespondencję w jednym miejscu.

# 5: Sprawdziliśmy działania i szukaliśmy sposobów poprawy.

Podobnie jak w wojsku, stworzyłem proces tygodniowych recenzji w moim biurze. Nie przeglądaliśmy nawzajem swoich prac per se, ale zamiast tego, jak ogólnie minął tydzień. Jaka była nasza komunikacja? Czy wszystko się ułożyło? Czy coś przebiło pęknięcia?

Podkreślając wszelkie luki w naszej komunikacji i planowaniu, możemy znaleźć sposoby poprawy. I dokładnie to zrobiliśmy. Z biegiem czasu udoskonaliliśmy wszystko, od codziennej komunikacji po wyniki dla naszych klientów.

Końcowe przemyślenia

Tam, gdzie kiedyś czułem, że nigdy nie mogę wyjść z biura, teraz pracuję tylko około 8 godzin tygodniowo. I jako ostatni gwóźdź do trumny i dowód, że wszystko, co tutaj opisałem, działa drastycznie, poprawiliśmy również naszą rentowność. W rzeczywistości Alliance Wealth Management (moja firma) jest na dobrej drodze do zwiększenia przychodów o 31% w tym roku.

Mając więcej czasu na rękach, jestem teraz lepszym ojcem i mężem. Ponadto stworzyłem przestrzeń i czas na zrobienie czegoś, co zawsze chciałem zrobić - czyli stworzenie kursu skierowanego do doradców finansowych, którzy chcą stać się siłą, z którą należy się liczyć w przestrzeni online.

I wiesz co jeszcze? Mój kurs, Online Advisor Growth Formula, jest na dobrej drodze, aby w tym roku dodać do mojej firmy 100 000 USD przychodów. Fakt ten podkreśla, że ​​więcej godzin pracy nie zawsze oznacza większe wyniki - a czasami mniej znaczy więcej.

Nic z tego nie mogłoby się wydarzyć, gdybym nigdy nie ustąpił - i gdybym nigdy nie słuchał doświadczonych ekspertów ds. Wydajności, którzy wybrali dla mnie tę drogę.

Jeśli masz dość pracy, aby osiągnąć mniej, wysłuchaj ekspertów, którzy badają produktywność tak, jakby to była ich praca (ponieważ tak). Możesz czuć się "utknąć" pracując zbyt wiele godzin teraz, ale kilka drobnych zmian może zrobić świat różnicy.