Jak długo należy przechowywać swoje sprawozdania finansowe?

Każdy nowy klient, który zdecyduje się na współpracę ze mną, zawsze musi dać im ostrzeżenie o ilości papierkowej dokumentacji, którą otrzymają.

Od prospektu emisyjnego do oświadczeń, wielu początkowo jest przytłoczonych ilością, którą otrzymują.

Poza tym chciałem się również podzielić, jak długo należy przechowywać inne ważne dokumenty, takie jak zeznania podatkowe, zapisy bankowe i oświadczenia 401k.

Nie mogę powtórzyć, jak ważne jest, aby być zorganizowanym.

Zachowanie dobrego systemu przechowywania wszystkich wyciągów pomoże Ci lepiej śledzić inwestycje.

Zanim przeczytasz wpis, możesz przygotować swoją niszczarkę. 🙂

Oświadczenia maklerskie

Mówię klientom, że kiedy dostaną nowe oświadczenie, mogą rzucić stare. Jesteś oczywiście mile widziany, aby zatrzymać je wszystkie i mam wielu klientów, którzy to robią. Ale w dzisiejszych czasach mamy wszystko na kopiach zapasowych i możemy stosunkowo łatwo wyprodukować stare oświadczenie. Jedno stwierdzenie, na które na pewno chcesz polegać, to twoje oświadczenie z grudnia lub roczne.

Dla celów podatkowych, zwłaszcza na kontach podlegających opodatkowaniu, możesz chcieć zatrzymać inwestycje. Ale po raz kolejny większość metod raportowania moje firmy będą przechowywać dla Ciebie wszystkie te informacje.

Pamiętaj, że jeśli zarejestrujesz się w celu uzyskania dostępu online, będziesz mieć możliwość zalogowania się i wydrukowania dowolnych formularzy, których będziesz potrzebować.

Oświadczenia IRA i 401 (k)

To samo, co dotyczy wyciągów maklerskich, dotyczy 401k i oświadczeń IRA - roczne oświadczenie jest tym, co należy trzymać. Dodatkowo chcesz zawiesić się na formularzu 8606, formularzu 5498 i formularzu 1099-R.

• Formularz 8606 to ta, której używasz do zgłaszania nieprzydzielalnych składek na tradycyjne IRA.
• Formularz 5498 jest to ta, którą wysyła do Ciebie Twój kurator IRA - czasami jest nazywana "Informacją o wkładzie IRA" lub "Informacje o uczciwej wartości rynkowej" i zazwyczaj przybywa w maju. Zawiera szczegóły a) składki na twój tradycyjny lub Roth IRA oraz b) wartość rynkową tego IRA na koniec poprzedniego roku.
• Formularz 1099-R, oczywiście, to ten, który dostajesz od swojego kustosza IRA, pokazujący wypłaty (dochody).

Oświadczenia 401k

Zwrot podatku

Jako właściciel firmy jestem zdecydowanie skłonny trzymać moje zeznania podatkowe i dokumenty bardziej niż lata temu. Po to, aby wprowadzić w błąd, udałem się na stronę IRS, aby zobaczyć, co mają do powiedzenia w tej sprawie. Oto, co mają do powiedzenia:

Długość czasu przechowywania dokumentu zależy od działania, wydatków lub zdarzenia, które dokument zapisuje. Ogólnie rzecz biorąc, musisz przechowywać swoje zapisy, które wspierają dochód lub potrącenia na zeznaniu podatkowym, aż skończy się okres ograniczeń dla tego zwrotu.

Okres ograniczeń to okres, w którym można zmienić zeznanie podatkowe, aby ubiegać się o kredyt lub zwrot, lub że IRS może ocenić dodatkowy podatek. Poniższa informacja zawiera okresy ograniczeń, które mają zastosowanie do deklaracji podatku dochodowego. O ile nie zaznaczono inaczej, lata odnoszą się do okresu po złożeniu deklaracji. Zwroty złożone przed terminem płatności traktowane są jak złożone w terminie płatności.

Uwaga: Zachowaj kopie złożonych deklaracji podatkowych. Pomagają w przygotowaniu przyszłych deklaracji podatkowych i dokonywaniu obliczeń, jeśli złożysz poprawiony zwrot.

1. Jesteś zobowiązany do dodatkowego podatku, a sytuacje (2), (3) i (4) poniżej nie mają zastosowania; prowadzić rekordy przez 3 lata.
2. Nie zgłaszasz dochodu, który powinieneś zgłosić, a wynosi on więcej niż 25% dochodu brutto wykazanego na Twoim powrocie; prowadzić rekordy przez 6 lat.
3. Składasz fałszywy zwrot; przechowuj rekordy przez czas nieokreślony.
4. Nie składasz zwrotu; przechowuj rekordy przez czas nieokreślony.
5. Składasz wniosek o kredyt lub zwrot pieniędzy po złożeniu zeznania; prowadzić rekordy przez 3 lata od daty złożenia pierwotnego zeznania lub 2 lata od daty zapłacenia podatku, w zależności od tego, co nastąpi później.
6. Składasz wniosek o stratę z bezwartościowych papierów wartościowych lub odliczenia nieściągalnych długów; prowadzić rekordy przez 7 lat. Zazwyczaj będą to wyciągi z kart kredytowych i wyciągi z hipotek.
7. Przechowuj wszystkie dokumenty dotyczące podatku od zatrudnienia przez co najmniej 4 lata od daty, kiedy podatek staje się wymagalny lub został zapłacony, w zależności od tego, co nastąpi później.

Sprawdziłem dwukrotnie z CPA, a on zareagował na to, co miała do powiedzenia strona internetowa IRS. Dodał, że chociaż od 3 do 7 lat jest standardem, wskazane jest, aby zeznanie podatkowe było "na zawsze". Tak na zawsze. Chociaż miał tylko kilku klientów, którzy przeszli proces kontroli, zauważył, że standardowy audyt IRS zazwyczaj trwa trzy lata. Pamiętaj, że jeśli zostaniesz skazany za przestępstwo podatkowe, Urząd Skarbowy może otworzyć drzwi i przejrzeć całą twoją przeszłą historię. Najprostszy sposób, aby tego uniknąć - nie popełniaj oszustw podatkowych.

Wyciągi bankowe

Po spojrzeniu wstecz na audyt IRS zwykle sugeruje się, aby wyciągi z rachunku bankowego pozostawały trzy lata. Osobiście robimy wszystkie transakcje online, więc postanawiamy, że nasze oświadczenia będą dostępne w ten sposób.

Ubezpieczenie na życie

Polisa ubezpieczeniowa na życie jest głównym kandydatem do trzymania w domu sejfu lub sejfu. Będziesz chciał zachować polisę przez całe życie na podstawie umowy plus trzy lata.

Shred When You Got

Kradzież tożsamości to obecnie prawdziwa okazja. Kiedy więc zdecydujesz się pozbyć swoich dokumentów, rób to bardzo ostrożnie. Odpowiednie rozdrabnianie to prosty sposób na zabezpieczenie się przed kradzieżą tożsamości. Jeśli jesteś małym przedsiębiorstwem, istnieją firmy, które specjalizują się w niszczeniu poufnych informacji. Tak czy inaczej, są to dwa sposoby zapobiegania kradzieży tożsamości.

Nie zapomnij o strzępach!

Co możesz wyrzucić

Teraz, gdy znasz już te rzeczy, które musisz zachować, oto kilka rzeczy, które możesz napisać:

• Nieaktualne gwarancje
• Przestarzałe instrukcje obsługi
• Nieaktualne testamenty lub trusty (pod warunkiem, że utworzyłeś nowy)
• Anulowane polisy ubezpieczeniowe
• Wyciągi z kart kredytowych za zamknięte lata podatkowe
• Anulowane kontrole dotyczące zamkniętych lat podatkowych
• Stare roczne raporty z zapasów i / lub funduszy inwestycyjnych
• Stare biuletyny inwestycyjne (niektórzy ludzie przechowujeją te rzeczy przez lata, ponieważ za nie zapłacili - pozwól im odejść!)

Jakie dokumenty lubisz zachować? Jakiego rodzaju systemu archiwizacji używasz do śledzenia wszystkich ważnych dokumentów?